Aqui neste tutorial mostraremos as funções nativa da plataforma. Estas funções englobam novos pedidos, pedidos faturados, despacho e entrega do pedido e cancelamentos.
Para um gerenciamento mais completo, principalmente na parte fiscal e logística é necessário o uso de um sistema de ERP.
Acompanhar vendas/Pedidos/Faturas
- Fluxo do Pedido
- Visão Geral
- Editar Pedido
- Cancelamento Manual de Pedido
- Segurar Pedido
- Faturar (aprovação manual de Pedido)
- Inserir informações de Entrega
- Reembolso
- Acompanhamento
1 - Fluxo de um Pedido
O pedido ao ser efetuado na plataforma ele poderá ser: A - Aprovado (Automaticamente - cartão ou Manualmente - transferência bancária, pix sem integração) B - ou ficará com o status de Pendente aguardando ou não a sua aprovação automática ou manual e C - ser Cancelado (automaticamente - exemplo compra efetuada com cartão falso ou pelo decurso do tempo - não pagamento do boleto pix ou cancelado manualmente pelo decurso do tempo (deposito/transferência não efetuada ou não pagamento de pix não integrado).
Ao ser aprovado dependendo da metodologia do lojista e uso de ERP poderá alterar o status do pedido para: pedido em produção (lojista irá produzir o produto), nota fiscal emitida (necessário ERP para gerar a nota fiscal, bem como outras informações fiscais) e efetuar o despacho do pedido o qual dependendo de sua ERP este procedimento será feito tudo diretamente em seu painel.
Após o pedido ser enviado/despachado irá aguardar a sua entrega e por fim a finalização deste. Pode acontecer do cliente por algum motivo querer efetuar o cancelamento deste pedido que já foi aprovado ou entregue, para este caso será feito o estorno caso o lojista não use ERP deverá efetuar o estorno pelo meio de pagamento e também na plataforma para comunicar o cliente (atualização do status do pedido)
Neste tutorial iremos ver casos que o cliente não tenha erp ou tenha que fazer o procedimento manualmente
2 - Visão Geral
Para fazer o acompanhamento de suas vendas, dos pedidos, envios, faturamento >
No painel clique em Vendas - Pedidos.
Aqui você poderá acompanhar os pedidos com pagamento pendentes, os pedidos faturados/aprovados, os pedidos em produção, os pedidos que já foram entregues e os cancelado ou fechado (reembolso).
Neste painel serão exibidos os pedidos de sua loja, podendo-se fazer o seu acompanhamento, poderá filtrar os pedidos pelo: número do pedido, o nome do produto e o sku, a data do pedido, nome do cliente, entrega, valor cobrado e pago e o status do pedido.
E poderá também exportar estas informações em planilha em formato .csv ou .xml
Exemplo de pedido exibido no painel:
Ações - Em ações - dependendo do status do pedido poderá efetuar algumas ações - colocar o pedido em produção, nota fiscal gerada - para pedido que já foi faturado, colocar pedido como entregue, cancelar, segurar, liberar, imprimir: faturas, embalagens, reembolso, tudo e etiquetas.
Cuidado para não colocar em produção um pedido que ainda não tenha sido aprovado, já outras ações como imprimir fatura somente será possível se o pedido já tiver sido faturado/aprovado.
Clique no pedido para ver os detalhes.
Aqui você poderá acessar a conta do cliente no site - irá acessar o site logado na conta do cliente, editar o pedido, cancelar o pedido, enviar e-mail do pedido ao cliente, faturar o pedido (aprovar o pedido), inserir informações de entrega - código de rasterio , recomprar etc.
Acessar Conta do Cliente - Para logar o site com a conta do cliente
Enviar Email - Para enviar novamente o e-mail de novo pedido
Guia – Informações
Aqui você encontrará Informações gerais do pedido, do produto, do cliente, da cobrança e acompanhamento do pedido, envio de e-mail ao cliente, solicitação de reembolso ou de recomprar, faturar o pedido e dados sobre a entrega, estes dois últimos nos casos de novos pedidos.
>Status do Pedido: Aqui vai verificar o status do pedido.
>Informações do Cliente: Clicando em cima do nome do cliente , será redirecionado para o painel de cadastro do cliente.
>Endereço de Cobrança e de Entrega - clicando no local apontado pela seta você pode editar as suas informações
Aqui será mostrada a informação de qual meio de pagamento, meio de entrega e o produto que o cliente usou
Histórico de comentários - status do pedido, e o total do pedido
>Status: Aqui você pode verificar ou alterar o status do pedido. Estes status serão exibido de acordo com o estado que o pedido se encontrar ( exemplo se o pedido já estiver aprovado será exibido alguns status como: pedido em produção, nota fiscal emitida, etc. Pode ser incluídos novos status em sua loja virtual, clicando em: Sistemas > Status dos Pedidos (tutorial Aqui).
Poderá também setar para notificar o cliente por e-mail sobre a atualização de alteração de status do pedido ou de inclusão de comentários e poderá também marcar para que esta atualização de status ou comentário fique disponível no painel de acompanhamento de pedido do cliente (clicando em visível no front-end).
3 - Editar Pedido
Em Editar as informações do pedido (alterar o produto, aplicar cupom, alterar informações do cliente, endereço, entrega, frete) (mas isto cancelará o pedido atual e irá gerar um novo)
Edição de um pedido
Exemplo de pedido que foi editado ( ***note que foi cancelado e criado outro pedido)
4 - Cancelar -Esta função é apenas para pedido pendente
Clique em Ok para confirmar o cancelamento do pedido
Note que o pedido ficará com o status de cancelado
5 - Segurar um Pedido - Pedidos que devem ser segurados (congelados) por um tempo ficam com este status - exemplo pedido que deverá ser analisado.
Veja que o pedido ficará com o status de: Segurado - para liberar - clique em: Liberar (o pedido voltará para o status que estava).
6 – Para Faturar (aprovar) um pedido
O pedido normalmente é aprovado automaticamente pelo meio de pagamento! Sendo normalmente gerenciado o fluxo do pedido ( faturamento, entrega, etc) na ERP do cliente, caso o lojista não tenha ERP ou for efetuar o procedimento manualmente na plataforma devido ao meio de pagamento usado, seguir os procedimentos abaixo.
Para aprovação manual de um pedido pendente - o qual seja necessário fazer a aprovação manualmente (exemplo: pix - não homologado, depósito, transferência bancária). Clicar em Faturar.
Setar para o cliente receber a fatura por e-mail e clicar em salvar fatura - feito isso o pedido vai estar aprovado/faturado
Em histórico de Comentários é possível alterar o status do pedido que foi aprovado, estará disponível os status: Nota Fiscal emitida (necessário erp para gerar a nota fiscal bem como outros documentos fiscais), pedido em produção ( usado em caso que o lojista irá produzir o produto)
**Veja Aqui tutorial de gerenciamento de status de pedido da plataforma.
Para pedidos já faturados - acompanhar a fatura na aba "faturas".
Clicando na fatura - será exibida o número da fatura com suas informações, podendo inserir comentários ou imprimir a fatura (invoice)
7 – Inserir informações de Entrega
Após o pedido ter sido aprovado, e ao despachar o pedido.
Caso o lojista não utilizar ERP ou esta não efetuar a inserção das informações de entrega automaticamente. Irá fazer manualmente por este painel. Primeiro o cliente irá gerar a etiqueta e aqui inserir as informações de entrega
Para editar/inserir as informações de entrega. - clicar em entrega
Clicar em incluir rastreador e inserir os dados de rastreio gerados pelo meio de entrega do lojista
Exemplo de preenchimento:
Informe a Forma de entrega - verificando no módulo do meio de entrega o seu nome (verificar em: Sistema - Configuração - Vendas - Formas de Entrega - exemplo mais abaixo) , informe o nome/titulo da transportadora e o número de rastreio da transportadora e setar para o cliente receber informação do rastreio por e-mail e clicar em salvar entrega
Exemplo de verificação do nome do módulo no meio de entrega:
- FORMA DE ENTREGA (Carrier): selecione Serviços de Entrega ou o titulo que foi inserido no módulo deste meio de entrega (como no exemplo acima)
- TÍTULO (Title): adicione o nome da transportadora;
- NÚMERO (Number): adicione o número do rastreio, conforme critério de cada transportadora:
***O serviço de rastreio do Frenet para a Plataforma é disponibilizado para algumas transportadoras, para realizar a consulta, acesse o Link .
Para que usa o Melhor Envios ou outro meio de entrega que não seja exibido nesta lista em Forma de Entrega - selecionar: Valor Personalizado e insira o título (nome da transportadora) e em número insira o código de rastreio. E setar para o cliente receber informação do rastreio por e-mail e clicar em salvar entrega
Tutorial Aqui de como gerar e sincronizar as etiquetas de frete pelo módulo do Melhor Envio.
Após inserir o código de rastreio o status passará para Pedido Enviado.
Você poderá editar/acompanhar a informação de entrega - aba entregas
O pedido ao ser enviado terá disponível os status: dificuldade de entrega, pedido em transporte e pedido entregue
Quando o pedido for entregue ao destinatário, basta alterar o status - para pedido entregue e clicar para avisar o cliente no e-mail (para que seja enviado o e-mail deste status) e caso deseje que seja informado no painel do pedido do cliente clicar em: visivel no frontend, e clique em Salvar Comentário
Veja que o status do pedido alterou para entregue
8 – Reembolso
Para "cancelar" um pedido já aprovado ou entregue - será feito o procedimento de Reembolso
Primeiramente o lojista deve verificar se o pagamento foi creditado, sendo este creditado deverá fazer o estorno no painel do meio de pagamento do lojista (exemplo pedidos com pagamentos efetuado via cartão) e após este, fazer na plataforma para realizar a comunicação ao cliente (para que o status do pedido seja atualizado na plataforma).
Em caso de pedido em que o estorno não tenha como ser feito automaticamente pelo painel do meio de pagamento (exemplo: boleto ou pix). O lojista poderá pedir para o atendimento ao cliente de sua loja informar o cliente (zap, e-mail etc) e solicitar junto ao cliente o meio que será feito a devolução do valor (pix, depósito, transferência etc) feito isso o Lojista irá efetuar a transação.
Na plataforma irá clicar em Reembolso (inserir as informações referente ao reembolso conforme necessário), marcar para o cliente receber copia do reembolso, adicionar comentário no pedido e para efetuar o reembolso clicar em Reembolso Offline
***Ao fazer o reembolso na plataforma - já tem a comunicação direta com o meio de pagamento do pagar.me
Em caso de controle de estoque do produto - clicar para: Devolver ao Estoque
inserir as informações referente ao reembolso conforme necessário, marcar para o cliente receber copia do reembolso e clicar em Reembolso Offline
Pode inserir também comentário ao reembolso caso desejar.
Efetuado o procedimento o status do pedido será mudado para Fechado:
Acompanhar o processo de reembolso - aba reembolso.
9 - Acompanhamento: Pode acompanhar também os pedidos: Faturados, Entregas de pedidos, que tiveram reembolso e as transações financeiras
Pedidos Faturados - Irá exibir os pedidos faturados
Acessando pedido - irá acessar informações da fatura - bem como poderá enviar novamente o email de pedido faturado
Entrega de Pedidos - Irá mostrar os pedidos com as informações de entrega
Acessando pedido - irá acessar informações da fatura - bem como poderá editar ou enviar novamente o e-mail de rastreio
Pedidos com Reembolso/extorno
